Quels sont les délais déclaratifs à respecter pour envoyer la DADS papier, la DADS-Net et la DADS-U norme N4DS ?

La DADS à proprement parler

Quel est le délai légal ?

la déclaration annuelle des données sociales doit être remise au plus tard le 31 janvier. Cependant, en cas de cession ou de cessation d’activité, la déclaration doit être produite dans les 60 jours :

  • de la publication de la vente du fonds de commerce au BODACC,
  • de la prise effective de direction par l’acquéreur quand il ne s’agit pas d’un fonds de commerce,
  • de la cessation définitive d’activité.

Ces règles valent quelle que soit la modalité déclarative retenue (DADS-U norme 4DS, DADS-Net, DADS-papier).

Quelles sont les sanctions en cas de non respect des obligations déclaratives ?

Au regard des services fiscaux

Faute d’avoir respecté ses obligations déclaratives, l’employeur encourt une amende égale à 5% du montant des sommes non déclarées.

En outre, pour les infractions ne relevant pas de cette disposition spécifique aux tiers déclarants, l’entreprise encourt les sanctions de droit commun. Par conséquent, les omissions ou inexactitudes entachant la déclaration donnent lieu à une amende fiscale de 15 euros par omission ou inexactitude, sans que le total des amendes applicables aux documents devant être produits simultanément puisse être inférieur à 60 euros ni supérieur à 10 000 euros.

Cette amende n’est toutefois pas encourue en cas de première infraction commise au cours de l’année civile en cours et des 3 années précédentes, lorsque l’intéressé a réparé l’infraction soit spontanément dans le 30 jours suivant une demande de l’administration.

Par rapport à l’URSSAF

La loi prévoit désormais que le défaut de production de la DADS dans les délais prescrits, l’omission de données devant y figurer ou l’inexactitude des donnée déclarées entraînent l’application d’une pénalité fixée par décret en Conseil d’État dans la limite de 1.5% du plafond mensuel de sécurité sociale. Cette pénalité s’entend au titre de chaque salarié ou assimilé pour lequel est constaté le défaut de déclaration, l’omission ou l’inexactitude.

Cependant, le décret d’application de cette mesure était toujours attendu au 26 novembre 2012. Dans l’attente, on doit se référer à l’ancien système de pénalité.

Ainsi, le début de production de la déclaration dans les délais prescrits entraîne une pénalité de 7.50 euros par salarié ou assimilé figurant su le dernier bordereau ou la dernière déclaration remise par l’employeur ; le total des pénalités st limité à 750 euros.

Lorsque l’employeur n’a jamais produit de bordereau ou de déclaration ou lorsque le dernier bordereau produit comporte la mention « néant », la pénalité de 7.50 euros est encourue pour chaque salarié ou assimilé dont le contrôle a révélé l’emploi dans l’entreprise. Si le retard excède 1 mois, une pénalité identique est automatiquement appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard.

Enfin une pénalité de 7.50 euros est également encourue auprès de l’URSSAF, dans la limite de 7.50 euros pour chaque inexactitude quant au montant des salaires déclarés, ou pour chaque omission de salarié constatée sur la déclaration produite par l’employeur.

Autres déclarations intégrées à la DADS-U

Les déclarations annuelles aux caisses de retraite complémentaire (DADS-CRC) sont à souscrire pour le 31 janvier également, quel que soit le support déclaratif utilisé.

L’ancienne règle qui permettait d’aller jusqu’au 28 février en cas de déclaration dématérialisée est en effet supprimée depuis la DADS validité 2010.

Les dates d’exigibilité correspondant aux autres déclarations intégrées à la DADS restent propres à chaque déclaration. Ainsi, l’employeur qui utilise le format DADS-U peut donc tout envoyer en une seule fois pour le 31 janvier (éléments relatifs à la DADS, aux DADS-CRC, aux caisses de prévoyance, etc.) ou effectuer plusieurs envois séparés.

Modalités pratiques d’envoi

Envoi des fichier DADS-U par Internet

S’agissant de la DADS-U, l’employeur est considéré comme s’étant acquitté de son obligation au regard de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) s’il a respecté la date limite de dépôt du 31 janvier, conformément à la règle générale.

La date de transmission de la DADS « réelle » doit être antérieure au 1er février sachant que :

  • jusqu’au 31 décembre 2012, les entreprises peuvent transmettre des fichiers tests,
  • c’est uniquement à partir du 2 janvier 2013 que des fichiers définitifs (dits « réels ») peuvent être envoyés.

DADS-Net et DADS papier

La saisie en ligne de la DADS doit être effectuée via le site Internet « www.e-ventail.fr ». Les employeurs qui utilisent la DADS papier doivent envoyer les supports « papier » à l’adresse requise.