La facture électronique répond, en France, à des points techniques encadrés par les directives européennes en la matière. Elle répond également aux exigences de l’administration fiscale française afin de constituer des originaux fiscaux de facture.

Dans le secteur public, dès 2020, toutes les entreprises devront transmettre à l’Etat, aux Collectivités territoriales et aux Etablissements publics, leurs factures sous format électronique.

Nos verrons ici quels sont les aspects techniques et fiscaux des factures électroniques.

Facture électronique : les aspects techniques et le cadre européeen

L’interprétation européenne de la facture électronique

La définition de la facture électronique, au sens européen stricte ou au contraire plus souple, varie selon le cadre dans lequel elle est destinée à être utilisée.

Recommandation relative à l’EDI

Une facture électronique est constituée par un message structuré selon une norme convenue entre les parties. Cette norme permet une lecture par ordinateur et peut être traitée automatiquement et de façon univoque.

Directive relative à la norme commune de taxe sur la valeur ajoutée et concernant les règles de facturation

Par la suite, la facture électronique est également définie comme une facture émise et reçue sous forme électronique quelle qu’elle soit. Son utilisation est soumise à l’acceptation du destinataire.

Il peut s’agir d’une facture sous format PDF, d’une image sous format JPEG, d’un email, d’une page web en format HTML, d’un fichier structuré par exemple EDIFACT ou dans une syntaxe XML, ou encore d’un fichier sous format CSV.

Directive concernant la facturation électronique dans le cadre des marchés publics

Dans le cadre des marchés publics, une facture électronique désigne une facture émise, transmise et reçue sous format électronique.

Cette directive comporte la demande au Comité de normalisation (CEN) d’élaborer une norme européenne pour le modèle sémantique de données des éléments essentiels d’une facture électronique dénommée « norme européenne sur la facturation électronique » qui à conduit à l’établissement de la norme sémantique EN16931 européenne publiée en octobre 2017 et présentée à la fin dans cette fiche.

Une structure sémantique spécifique

La facture électronique peut être également définie comme un document semi-structuré, c’est-à-dire comportant :

  • des informations formelles et génériques ;
  • et des informations spécifiques.

A noter :

Les informations formelles et génériques sont des mentions obligatoires fiscales, certaines références comme un numéro de client, un numéro de bon de commande, etc.

Concernant les informations spécifiques, il s’agit d’informations sectorielles, libres, relatives à la transaction commerciale sous-jacente.

De même, en terme visuel et d’organisation des informations, la facture électronique comporte deux grandes parties, ce qui lui donne une certaine structure sématique :

  • les données d’en-tête relatives aux parties et à leurs adresses, aux références, à la date et au numéro de facture et les données de pied donnant les totaux, le détail de TVA, les informations de paiement, les mentions légales ;
  • les données de ligne ou de détail listant les biens  ou services facturés, souvent organisées en tableau de colonnes.

Factures électroniques : les aspects fiscaux

La facture électronique au sens fiscal

Pour être qualifiée d’électronique au sens fiscal, la facture ou le flux de factures doivent être créées, transmis, reçus et archivés sous forme électronique. Le processus doit être électronique dans son intégralité.

A noter que des factures initialement conçues sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constituent pas une facture électronique mais une facture papier. De la même manière, une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.

Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique qu’elle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de facture d’origine.

Transmission électronique et acceptation du destinaire

La transmission et la mise à disposition des factures électroniques sont soumises à l’acceptation du destinatiare.

L’administration précise que cette acceptation préalable peut être matérialisée par un document formel (contrat d’interchange entre entreprise, dématérialisant leurs factures ou contrat de services avec un prestataire de facturation par voie électronique) ou bien être tacite (lorsque l’acquéreur ou le preneur traite ou acquitte la facture reçue ou, à défaut, par l’octroi au destinataire d’un délai raisonnable pour exiger une facture papier).