Si certaines conventions collectives prévoient des primes d’ancienneté, elles se montrent parfois imprécises concernant les principes de calcul et de paiement de cet élément. A l’employeur, alors, de poser des règles et de les mettre en œuvre sans erreur.

Comment déterminer l’ancienneté ?

Le décompte de l’ancienneté

Sauf décompte précis instauré par convention collective ou usage, l’ancienneté se calcule à partir de l’entrée du salarié dans l’entreprise, période d’essai incluse.

Si le salarié est déjà dans l’entreprise lors de l’embauche, il faut prendre en compte l’ancienneté déjà acquise :

  • au cours du contrat à durée déterminée précédant un contrat à durée indéterminée (CDI), s’il n’y a pas eu d’interruption,
  • au cours de missions d’intérim, dans la limite de la durée de celles accomplies dans les 3 mois précédant l’embauche,
  • durant un stage de plus de 2 mois, en cas d’embauche à son issue,
  • lors d’un contrat d’apprentissage, s’il a été suivi d’une embauche en CDI.

Temps partiel et absences

L’ancienneté acquise pour la prime d’ancienneté est identique que le salarié soit à temps plein ou à temps partiel. Toutefois, il est possible que les périodes d’absence (par exemple, certains congés et les absences pour maladie) soient écartées du temps de travail effectif.

Il convient de souligner que la durée du congé parental d’éducation total est prise en compte pour moitié dans la détermination de l’ancienneté.

Du fait des règles de calcul applicables, le temps de travail ou l’absence du salarié peut jouer sur le montant de la prisme.

Date de versement de la prime d’ancienneté

La convention collective ou l’usage qui crée la prime d’ancienneté fixe sa date de paiement. En l’absence  de précision ou par simplification, l’employeur avance parfois cette date au premier jour du mois anniversaire de l’embauche ou la reporte au mois suivant. Cela évite un prorata de prime quand l’ancienneté nécessaire à la prime est acquise en cours de mois.

Calculer la prime

Modalités de calcul

Les règles de calcul de la prime d’ancienneté relèvent de la convention collective ou de l’usage instaurant la prime. En pratique, il s’agit d’un forfait ou d’un pourcentage appliqué à une base déterminée qui peut porter sur :

  • le minimum conventionnel de l’entreprise ou le SMIC,
  • le salaire de base,
  • le salaire de base plus certains éléments de paye (par exemple, d’autres primes mensuelles),
  • le salaire brut total, etc.

Les règles d’attribution ne doivent pas être discriminatoires et il leur faut respecter le principe « à travail égal, salaire égal ».

Il convient de noter que sauf lorsqu’il s’agit d’une prime forfaitaire, la prime d’ancienneté est calculée au prorata de l’horaire travail si le salarié part  cours de mois.

Périodicité du versement

La convention collective ou l’usage fixe la périodicité de la prime d’ancienneté. Il est aussi possible que l’employeur octroie unilatéralement et ponctuellement un avantage lié à l’ancienneté sous forme de prime ou non (par exemple, avantage en nature).

Impact de la prime sur les autres éléments de paye

Une fois la prime d’ancienneté calculée, encore faut-il déterminer quel impact elle a sur les autres éléments de paye. Pour les principaux, la prime alimente la base :

  • de l’indemnité de congés payés, lorsqu’elle est versée en contrepartie du travail et non périodes de travail et de congés confondues,
  • de calcul de l’indemnité de licenciement.

En revanche, l’employeur n’a pas à l’inclure dans la base de calcul des majorations des heures supplémentaires.