Le 1er août 2011, la déclaration préalable à l’embauche et la déclaration unique d’embauche fusionnent en un document unique. Il s’agit en effet des dispositions du décret 2011-681 du 16 juin 2011, Journal Officiel du 22.

Quelles sont les nouvelles dispositions ?

  • à partir du 1er août 2011, il n’y aura qu’une seule déclaration d’embauche,
  • cette déclaration préalable rénovée regroupe les informations qui figurent dans les actuelles déclaration préalable et déclaration unique d’embauche,
  • comme aujourd’hui, la déclaration préalable permettra à l’employeur de s’acquitter en une seule fois d’une série de formalités liées à l’embauche,
  • les formalités vis-à-vis du salarié seront simplifiées, l’employeur devant simplement remettre à l’intéressé une copie de la déclaration préalable ou de l’accusé de réception délivré par l’URSSAF ou la MSA.

L’objet de la réforme

Régime actuel : deux déclarations n’en font désormais qu’une

L’employeur qui embauche un salarié doit accomplir deux formalités successives. Ce dernier adresse en effet à l’URSSAF :

  • une déclaration nominative préalable à l’embauche,
  • puis une déclaration unique d’embauche qui complète la déclaration préalable, avec diverses informations complémentaires.

En réalité, la distinction est assez artificielle. Sous forme papier, ces deux déclarations constituent en effet les deux volets d’un même document Cerfa. Quant aux employeurs qui utilisent Internet, ils renseignent les informations relatives à la déclaration préalable et celles relatives à la déclaration unique en se connectant à un même site, en l’occurrence « www1.due.urssaf.fr » ou « www.net-entreprises.fr ».

De fait, la principale différence réside dans les délais d’envoi de chaque déclaration : les informations figurant dans la déclaration préalable sont communiquées à l’URSSAF 8 jours suivant l’embauche du nouveau salarié.

A partir du 1er août 2011, les deux déclarations fusionnent

La nouvelle procédure applicable à compter du 1er août 2011 simplifie ainsi cette situation en fusionnant les deux déclarations. Les employeurs devront remplir une seule déclaration, qui sera obligatoirement préalable à l’embauche.

Ces formalités s’appliqueront aussi bien à l’embauche d’un salarié qui relève du régime général de sécurité sociale qu’à l’embauche d’un salarié agricole.

Que contient la nouvelle déclaration ?

La déclaration préalable à l’embauche nouvelle formule regroupe les informations qui figurent dans les déclarations actuelles. L’employeur qui recrute un salarié du régime général devra y indiquer :

  • la dénomination sociale de l’entreprise ou ses noms et prénoms,
  • le code APE de l’entreprise,
  • son numéro de Siret,
  • le service de santé au travail dont dépend l’employeur,
  • les noms et prénoms du salarié,
  • son sexe,
  • ses dates et lieu de naissance,
  • son numéro de sécurité sociale,
  • la date et l’heure de l’embauche,
  • la nature du contrat de travail et , s’il s’agit d’un CDD, sa durée,
  • le cas échéant, la durée de la période d’essai pour les CDI et pour les CDD qui excèdent 6 mois (pour les CDD à terme imprécis, il convient de prendre en compte la durée minimale du contrat).

Pour un salarié agricole, au lieu de la mention relative au service de santé du travail, l’employeur devra donner les informations relatives à l’organisation de l’examen médical d’embauche spécifique à cette catégorie de salariés. Par ailleurs, il indiquera les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles. Il donnera aussi  les informations qui permettront l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions de retraite complémentaire et de prévoyance.

Portée de la nouvelle déclaration

En remplissant la déclaration préalable à l’embauche, l’employeur s’acquittera des obligations suivantes :

  • s’il s’agit d’une première embauche, immatriculation au régime général de la sécurité sociale, affiliation à l’assurance chômage et demande d’adhésion à un service de santé au travail,
  • immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie,
  • demande d’examen médical d’embauche.

Pour un salarié agricole, la déclaration préalable vaudra immatriculation de l’intéressé à la caisse de mutualité sociale agricole, affiliation de l’employeur à l’assurance chômage, demande d’examen médical d’embauche et déclaration destinée à l’affiliation du salarié aux institutions de retraite complémentaire et de prévoyance.

Les formalités

Destinataires : URSSAF ou caisse de mutualité sociale agricole

Comme aujourd’hui, l’employeur devra adresser la déclaration :

  • à l’URSSAF pour un salarié du régime général,
  • à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA) pour un salarié relevant du régime de la protection sociale.

Aucune modification non plus en ce qui concerne l’organisme territorialement compétent : il s’agira de celui dont dépend l’établissement où travaillera le salarié.

La voie électronique prime

Les employeurs sont censés effectuer la déclaration préalable à l’embauche par voie électronique (« www1.due.urssaf.fr » ou « www.net-entreprises.fr »).

L’envoi d’une déclaration papier, par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, restera néanmoins possible. Dans ce cas, l’employeur devra veiller à conserver l’accusé de réception émis par le télécopieur ou transmis par la Poste jusqu’à ce qu’il reçoive l’avis de réception de l’URSSAF.

Accusé de réception

Il n’y a pas non plus de changement sur ce point : l’URSSAF ou la caisse de mutualité sociale agricole accuseront réception de la déclaration préalable dans un délai de 5 jours ouvrables.

Aujourd’hui  en cas de déclaration sur Internet, l’accusé de réception est disponible immédiatement. Ce sera vraisemblablement toujours le cas après la réforme.

Les documents à fournir au salarié

Aujourd’hui, l’employeur remet au salarié :

  • un document écrit reproduisant les informations contenues dans la déclaration préalable,
  • le volet détachable du récépissé envoyé par l’URSSAF ou la caisse de mutualité sociale agricole.

A compter du 1er août 2011,  il suffira à l’employeur de fournir au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire.

L’employeur est dispensé de ces formalités dès lors qu’il a remis au salarié un contrat de travail écrit accompagné de la mention de l’organisme  de la déclaration.

Les délais de transmission de la déclaration

L’employeur devra communiquer la déclaration au plus tôt 8 jours avant l’embauche.

Dans la mesure où il s’agit d’une déclaration « préalable », celle-ci doit être effectuée avant l’embauche. En pratique, en cas de déclaration sur Internet, l’employeur pourra accomplir cette formalité juste avant le prise de fonction du salarié.

En revanche, s’il choisit d’envoyer la déclaration par courrier, il sera nécessaire de l’envoyer au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la Poste faisant foi.