Qu’est-ce qu’un logiciel de Paye-RH, quelle est son utilité ?

Qu’est-ce la paye, qu’est-ce qu’un logiciel de paye ?

Le travail et sa rémunération occupe une position essentielle dans notre système juridique. Le salaire est une obligation de l’employeur qui doit se conformer aux principes de protection des salariés.

Ces principes sont constitués des règles de protection sociale et des règles d’établissement du bulletin, lesquelles doivent respecter les lois et réglementations en vigueur.

Les solutions de gestion de la paie permettent de gérer la paye de manière automatisée et simplifiée en allégeant notamment cette dernière partie.

Les mécanismes de la paie sont en effet d’une grande complexité en raison de la multiplicité des caractères généraux du salaire et des différentes formes qu’il peut revêtir.

Deux étapes importantes prévalent lors de l’établissement de la paye :

La première étape est celle du recensement et de l’organisation de l’ensemble des données qui serviront à calculer la base de la rémunération. Par base de rémunération, on peut entendre le calcul des heures supplémentaires, les heures d’absence et les augmentations salariales…

La seconde étape concerne l’établissement des différentes obligations administratives telles que :

  • L’établissement et le paiement des cotisations sociales et des charges obligatoires liées à la paie
  • La production des différentes obligations administratives
  • La réalisation de la Déclaration Annuelle des données Sociales (DADS)
  • La tenue du livre de paie
  • L’établissement de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE)
  • La tenue d’un registre du personnel

Les solutions de gestion de la paie présentent deux à trois grandes fonctions majeures

Pour les applications simples (Ciel Paye, Ebp Paye par exemple), la première étape sera gérée.

Les applications « basiques » de gestion de la paie vont effectivement assurées  la production des bulletins de salaires mais ne génèreront pas l’intégralité des documents résultant des obligations administratives majeures (DADS-U, DUE…).

Les progiciels plus élaborés assureront ces deux étapes. On peut citer parmi ces applications Ebp Paye PRO, Ciel Paye Évolution, Sage Paye Pack…

Enfin la troisième grande fonctionnalité peut être résumée par la gestion des ressources Humaines. Au-delà des étapes 1 et 2 précitées, des fonctions poussées de gestion du personnel sont disponibles (gestion des temps, gestion des compétences et des carrières,  gestion de la formation, gestion des Workflow).

Les applications Paye-RH qui peuvent être citées en référence sont Sage Paie Pack +, Cegid Paye Business Place parmi les éditeurs les plus connus.

La complexité du bulletin de salaire en France n’est plus à démontrer. D’autant plus que les nombreuses évolutions réglementaires, l’aménagement du temps de travail,  la réintégration des cotisations de retraites et de prévoyances rendent la tâche difficile.

Les solutions de gestion de la paye interviennent pour alléger et fiabiliser l’ensemble de ces opérations.

Le rôle de la solution de gestion Paye-RH est effectivement d’automatiser et de sécuriser l’ensemble des données sociales.

Plusieurs avantages découlent  de l’utilisation d’un progiciel de gestion de la paye-RH

  • Optimisation du temps de travail pour le gestionnaire de paie
  • Fiabilité des données sociales
  • Réalisation d’une économie résultant du gain de temps et de l’internalisation de la paie
  • Sécurisation des données sociales via les différents systèmes de sauvegarde mis à disposition
  • Transfert des écritures vers la comptabilité
  • Automatisation des déclarations (DUE, DUCS, DADS-U)

Les logiciels de paye ne sont pas réservés aux grandes structures. Aujourd’hui, à peine 15% des entreprises de moins de 10 salariés sont  équipées d’une solution de gestion de la paye.

Cet état de fait est d’autant plus dommage qu’un logiciel de paye entraîne à court terme une économie de temps de 50% par rapport à l’utilisation d’un tableau Excel.

Outre l’économie de temps, l’utilisation d’une solution informatisée permet également une rigueur plus importante dans l’élaboration des paies et des documents obligatoires.

Des systèmes de gestion dédiés à l’organisation de l’entreprise

Quels sont les avantages d’un progiciel de paye par rapport à un tableur Excel ou aux autres types de tableur ?

Une solution informatisée dédiée à la gestion de la paye présente les avantages suivants :

  • La gestion des nombreux et divers cumuls (brut, net imposable, congés, plafonds…). Prenons l’exemple du plafond mensuel de la Sécurité Sociale. Il s’agit en réalité d’un plafond annuel. Si les entreprises peuvent calculer les cotisations sur la base du salaire mensuel, elle devront, en fin d’année, établir une régularisation qui peut être importante si la rémunération du salarié fluctue autour du plafond mensuel.
  • La production et l’édition d’un état préparatoire trimestriel permettant de remplir les bordereaux de cotisations.
  • L’absence de ressaisies inutiles, source d’erreur et de perte de temps. Par exemple, les nouveaux taux et plafond doivent être ressaisis pour chaque salarié et chaque société (chaque dossier).
  • L’établissement automatique de la DADS
  • Les télédéclarations

Une solution Paye-RH optimise le temps de travail

L’installation d’une solution paye génère d’importants gains de temps. Par le biais des différents paramétrages disponibles, différents automatismes de gestion peuvent être mis en place. Ces automatismes permettent d’éviter les saisies répétitives et assurent une qualité et une efficacité de production homogène sur l’ensemble des bulletins.

L’application de gestion autorise également un traitement plus rapide des payes complexes. En effet, dès qu’il y a plusieurs salariés, des statuts différents, des entrées et sorties, la solution informatisée s’impose comme la seule à gérer rapidement et efficacement les calculs, l’édition des bulletins, les états récapitulatifs et déclaratifs.

Les progiciels Paye-RH fiabilisent les données

L’un des objectif des solutions Paye-RH est de réduire les risques d’erreurs et de mise en cause de l’agent.

Toute erreur ou inexactitude sur un bulletin de paye peut entraîner des conflits d’ordre juridique. Cette pression est d’autant plus accentuée que les gestionnaires ou responsables de paie se heurtent à des contraintes de temps. En effet, aucun retard n’est acceptable pour la remise de la paie sauf à s’exposer à des conséquences sociales…

La mise en place des différents paramétrages au sein d’une application Paye-RH permet donc d’éliminer les risques d’erreur de saisie ou les éventuelles omissions du gestionnaire de paie tout en permettant un niveau de production des bulletins qualitatif et quantitatif.

Un logiciel de paye génère des économies

Les économies générées sont deux ordres.

En terme de temps, tout d’abord, car une solution de gestion de la paie permet d’éliminer les tâches répétitives source d’erreur et d’accélérer la production des bulletins.

Le progiciel de paie génère également des économies financières. A partir d’un certain nombre de bulletins à produire, l’externalisation de la paie entraîne des coûts beaucoup trop importants. Il est donc nécessaire au-delà d’un certain nombre de salariés, pour des raisons financières, d’internaliser la paie.

L’implémentation d’un système de gestion de la paie et des ressources humaines permet, in fino, un très rapide retours sur investissement.

La sécurisation des données sociales

L’externalisation de la paie multiplie les risques de perte de fichiers, le blocage des systèmes, les saturations de fin d’année, les difficultés éventuelles de télé transmissions…

Sous-traiter la paie pose également la problématique de la récupération de ses données en cas d’arrêt du contrat avec le prestataire. Il n’y a donc aucune véritable certitude de récupérer l’ensemble de ses données sociales externalisées. D’autant plus que le risque d’un dépôt de bilan du sous-traitant  n’est jamais nul…

Internaliser la gestion de la paye, c’est maîtriser ses propres données sociales et en prévenir les pertes. Plusieurs méthodes de sauvegarde des données ayant fait leur preuve sont présentes :

  • Sauvegarde sur support amovible (CD Rom, Zip, Clef USB…)
  • Le mirroring ou disque miroir basé sur la technologie RAID et permettant de constituer une unité de stockage à partir de plusieurs disques durs
  • Le back up permettant de sauvegarder un ensemble de fichier et de répertoire dans un fichier archive

Le transfert comptable et le transfert des données sociales

Le transfert comptable

Le transfert des écritures de paye (charges sociales, patronales, retraites, Assedic, Acomptes…) vers le logiciel de comptabilité permet d’éviter les ressaisies inutiles et les risques d’erreur résultant des interventions manuelles.

Outre l’optimisation du temps, le transfert automatique des données sociales élimine donc les risques d’inexactitude.

Afin d’assurer le plus simplement et le plus efficacement le transfert des données du progiciel de paye vers l’application de comptabilité, il est nécessaire d’opter pour des logiciels d’un même éditeur. Ainsi si vous optez pour une solution de gestion de la paye  Cegid, il est vivement requis que le progiciel de comptabilité soit de marque Cegid.

La déclaration automatisée des données sociales unifiées

La Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée (DADS-U) s’est substituée à la DADS-TDS et à la DADS-CRC des caisses complémentaires. Vous n’avez plus qu’une seule déclaration à effectuer pour l’ensemble des organismes.

La norme DADS-U est devenue un standard depuis le 1er janvier 2006.

Directement extraite du logiciel de paye, la déclaration est transmise en ligne par l’intermédiaire du site net-entreprises. La génération automatique du fichier DADS-U par les progiciels de paie permet une grande rapidité de traitement des informations ; elle permet également de sécuriser et fiabiliser les données transmises.

La plupart des entreprises utilisent, aujourd’hui la procédure de télé-transmission des données sociales. Outre le gain de temps et la fiabilité des données qu’elle engendre, la déclaration automatisée en ligne reste simple d’utilisation.

Elle peut être résumée en trois étapes :

  • La première phase est celle de l’inscription sur le site : www.net-entreprises.fr
  • Le mot de passe est ensuite adressé sous huitaine
  • La dernière étape est celle de l’envoi du fichier DADS-U généré automatiquement par le logiciel de paye. Cette télé-déclaration peut être effectué entre le 1er et le 31 janvier

Souplesse d’utilisation et de pilotage des Ressources Humaines

Les progiciels de paye proposent désormais une gestion des Ressources Humaines développée. Certaines applications tels que Sage Suite RH ou Cegid Paye Business Place intègrent des fonctions étendues de gestion des compétences et des carrières, de gestion des formation, de gestion du recrutement…

Outre des fonctions RH évoluées, les solutions de gestion de la paie offrent également une plus grande souplesse d’utilisation avec notamment la gestion des « Worflow ».

La gestion des « Worflow » permet, par exemple, aux salariés de remplir directement leurs demandes de congés et de les envoyer à leur supérieur hiérarchique pour validation.

La gestion des « Worflow » permet également de faire parvenir ses notes de frais afin que celles-ci soient réintégrées sans ressaisies dans le bulletins de paye.