Comment régulariser l’indemnité de congés payés ?

Le début de l’année peut être l’occasion de régulariser l’indemnité de congés payés. Cette régularisation passe automatiquement par la comparaison de la règle du dixième et de la règle du maintien de salaire.

La solution qui doit être retenue sera la plus favorable aux salariés.

Faire une régularisation une fois par an au minimum

Les méthodes de calcul possibles

L’indemnité de congés payés se calcule selon deux méthodes :

• sur la base de 1/10 de la rémunération totale brute perçue par le salarié au cours de la période de référence,
• sur la base de la rémunération qui aurait été perçue pendant le congé si le salarié avait continué à travailler.

Ce sont ces deux méthodologies qu’il faut comparer pour régulariser l’indemnité, qui peut l’être au moment choisi par l’employeur.

A chaque prise de congé

L’employeur peut comparer les calculs à chaque prise de congés (c’est-à-dire à chaque calcul de l’indemnité), le salarié bénéficiant alors à chaque fois de la solution la plus avantageuse.

Cette méthode n’est pas imposée par le code du travail.

Régulariser en fin de congé annuel

L’employeur peut également (cette solution restant la plus fréquente) procéder à la comparaison à un moment choisi, en une seule fois, et verser au besoin un complément d’indemnité de congés-payés.

C’est la cas lorsque le salarié solde son congé annuel. L’employeur maintient le salaire habituel puis établit la comparaison à la fin de la période.

Calculer l’indemnité de congés payés

Salaire de base et accessoires

Les éléments à retenir pour le calcul de l’indemnité (peu importe la méthode de calcul retenue) sont le salaire de base et ses compléments, à savoir ceux :

• ayant un caractère obligatoire pour l’employeur,
• et qui sont la contrepartie du travail effectué par le salarié.

Par exemple, à titre non exhaustif, les remboursements de frais, les primes allouées globalement pour l’ensemble de l’année périodes de congés payés et de travail confondues ou les gratifications facultatives n’entrent pas dans la base de calcul de l’indemnité de congés payés.

En cas d’absence

Lors du calcul de l’indemnité, il faut en cas d’absences, vérifier si celles-ci sont assimilées à du temps de travail effectif ou non.

Si la réponse est positive, l’employeur intègre dans la base de calcul de l’indemnité de congés payés les salaires fictifs correspondant à la rémunération qu’aurait perçue le salarié s’il avait travaillé.

Toutefois, si l’arrêt de travail n’est pas assimilé à du temps de travail effectif (par exemple, maladie non professionnelle), l’employeur exclut l’absence de la base du calcul (par exemple, IJSS maladie).

La méthode du « un dixième »

 Le principe

L’indemnité de congés payés est égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. Cette période de référence est la période du 1er juin d’une année au 31 mai de l’année suivante.

Il convient de noter que la période est différente pour les employeurs affiliés à une caisse de congés payés (par exemple, le BTP) ou  en cas de décalage de la période de référence en cas d’annualisation du temps de travail.

Période prise en compte

Pour calculer l’indemnité de congés payés d’un salarié qui prendra au cours de l’été 2012 des congés acquis pendant la période de référence du 1er juin 2011 au 31 mai 2012, les rémunérations à prendre en compte sont celles perçues pendant cette période.

Le maintien de salaire

Principe

L’indemnité de congés payés ne peut être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler normalement pendant la période précédant le congé et la durée de travail effectif de l’entreprise.

Horaire particulier

L’horaire de travail pris en compte est celui effectué dans l’entreprise pendant la période de congés (y compris les heures supplémentaires). Toutefois, pour les salariés à temps partiel, l’employeur doit retenir l’horaire propre.

De même si le salarié effectue un horaire supérieur à celui de ses collègues, c’est cet horaire propre qui doit être retenu.

Enfin, en cas d’horaires différents chaque semaine, la règle du maintien de salaire s’applique en tenant compte de l’horaire réel que le salarié aurait effectué durant ses congés.

Les cas spécifiques

Lorsque les congés sont supérieurs au congé légal

Lorsque le congé est plus long que le congé légal, le mode de calcul de l’indemnité s’applique également. En présence d’un maintien de salaire, le montant journalier de l’indemnité doit être multiplié par le nombre de jours de congés acquis.

En revanche, l’indemnité doit être ajustée proportionnellement à la durée des droits à congés si la méthode choisie est celle du 1/10.

Lorsque l’indemnisation est comprise dans un forfait

L’employeur et le salarié peuvent convenir d’un salaire forfaitaire, incluant les congés payés, si cela est expressément prévu dans le contrat.

Par ailleurs, les modalités ne doivent pas aboutir pour le salarié à un résultat moins favorable que la stricte application des dispositions légales.

Comparaison des méthodes

Retenir le résultat le plus favorable

Lorsque l’employeur décide de comparer les méthodes lors de la régularisation annuelle, il compare le cumul des indemnités calculée selon la règle du maintien et celle qui résulte de l’application de la règle du 1/10.

En pratique, le maintien de salaire est souvent plus favorable si le salarié a été augmenté avant ses congés ou s’il est passé d’un temps partiel à un temps plein.

A l’inverse, la règle du 1/10 est souvent plus favorable si le salarié s’est vu verser des primes pendant la période de référence, a effectué des heures supplémentaires ou est passé d’un temps complet à un temps partiel.

Le versement d’un complément

Cette régularisation peut entraîner le versement d’un supplément d’indemnité de congés payés égal à la différence entre le résultat de chacune des deux méthodes. Ce complément est soumis à cotisations est imposable.