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Après l’établissement des payes, le paiement des salaires et des charges sociales, il reste l’enregistrement en comptabilité.

Il faut passer par plusieurs étapes :

Comment saisir en comptabilité les salaires bruts, les charges sociales, les avances, les acomptes, les saisies sur salaires (pension alimentaire…) ?

Les salaires sont généralement comptabilisés globalement pour l’ensemble des salariés (et non salarié par salarié).

  • Au cours du mois M -> Étape n°1 consistant à comptabiliser le versement des retenues de salaires.
  • A la fin du mois M -> Étape n°2 consistant à comptabiliser le salaire brut et les remboursement de frais.

Étape n°1 : Le versement des retenues sur salaires

Utilisation des comptes

  • – 425 – personnel , avances et acomptes pour la comptabilisation  des acomptes et avances versés
  • – 427 – personnel, oppositions pour les montants faisant l’objet d’oppositions obtenues par les tiers (Trésor Public, fournisseurs, …)

1. Saisie d’après le bulletin de paye :

On va saisir dans un journal d’Opérations Diverses ou de PAye les acomptes et avances versés au personnel, ainsi que les oppositions sur salaires de la manière suivante :

Date Journal Compte Pièce Libellé opération Débit Crédit
3101N OD 421 001 Personnel – Rémunérations dues X
3101N OD 425 001 Personnel – Avances et acomptes X
3101N OD 427 001 Personnel – Oppositions X
Retenues sur salaires

2. Saisie du règlement des acomptes et des saisies sur salaires :

On va saisir en partant du relevé bancaire ou des talons du chéquier de l’entreprise.

Date Journal Compte Pièce Libellé opération Débit Crédit
3101N BQ 425 001 Personnel – avances et acomptes X
3101N BQ 427 001 Personnel – oppositions X
3101N BQ 5121 001 Banque – versement de retenues sur  salaires X
Versement de retenues sur salaires

La saisie sur salaire

Seul un juge peut ordonner et notifier la saisie sur salaire à un employeur, qui doit immédiatement en informer le salarié.

Les sommes saisies sont versées chaque mois au greffe du tribunal d’instance (sauf cas particulier).

La quotité saisissable se calcule par tranche et la somme laissée après saisie ne peut être inférieure au RMI.

Etapes n°2 : la comptabilisation du salaire brut des remboursements de frais

La rémunération brute mensuelle constitue une charge de l’exercice à comptabiliser en classe 6. Selon le Plan Comptable Général, les salaires brutes doivent être comptabilisés au débit du compte 641 « Rémunérations du personnel », et la dette envers le personnel doit être enregistrée dans les comptes de tiers 42 « Personnel et comptes rattachés ».

Les primes peuvent être : la prime d’ancienneté, la prime d’assiduité, la prime de sujétion, la prime de résultat, la prime de fin d’année ou treizième mois, la prime de déplacement, la prime exceptionnelle,… Elles doivent apparaitre séparément de la rémunération brute mensuelle.

Les avantages en nature peuvent être : le logement, le chauffage, le véhicule, la restauration, les voyages, les vêtements de travail sous certaines conditions, les produits fabriqués par l’entreprise remis gratuitement au salariés, les bons d’achat et de cadeaux,…

Date Journal Compte Pièce Libellé opération Débit Crédit
0101N BQ 641 001 Rémunérations du personnel (salaire de base + HS* – retenues pour absences) X
0101N BQ 6413 001 Primes X
0101N BQ 6417 001 Avantages en nature X
0101N BQ 6414 001 Indemnités X
0101N BQ 421 001 Personnel – rémunérations dues (Salaire de base + HS* – retenues absences  + primes + indemnités) X
0101N BQ 791 001 Transfert de charges (avantages en nature) X
Salaires bruts et indemnités

* Heures Supplémentaires

La comptabilisation des avantages en nature

Il sont comptabilisés au débit du compte 6417 – Avantages en nature.

Le compte 791 – transfert de charges d’exploitation doit alors être crédité du même montant (afin d’éviter la double imputation en charge).

La comptabilisation des remboursements de frais

On distingue :

les remboursements de frais forfaitaires. Ils sont comptabilisés au débit du compte 6414 – indemnités.

les remboursements de frais réels. Ils sont comptabilisés dans les comptes de la nature de la charge, par exemple :

  • – 625 – Déplacements, missions et réceptions
  • – 623 – Cadeaux

la suite : Etape 3 et 4 : Comptabiliser la paye et toutes les charges

Comptabiliser la paye et toutes les charges