Formalités administratives à l’embauche pour une association

Lorsqu’une association emploie pour la première fois du personnel, l’ensemble des formalités déclaratives sont à effectuer auprès du Centre des formalités des entreprises (CFE), qui se situe à l’URSSAF de votre département.

En devenant employeur, l’association doit, dès son premier salarié, remplir un certain nombre d’obligations. En premier lieu, il est essentiel que l’association soit déclarée en préfecture.

Il sera nécessaire qu’elle envoie au CFE la déclaration unique d’embauche (DUE), avant même que le salarié commence à travailler. Grâce à ce formulaire, qui peut être réalisé automatiquement à partir d’un logiciel de paye, toutes les formalités sont réalisées en même temps :

Attribution d’un numéro de Siren

Ce numéro unique d’identification est attribué par l’INSEE (Institut national de la Statistique et des Études Économiques). ce dernier enregistre « l’état civil » de toutes les entreprises.

Concernant les associations, l’inscription à l’INSEE se fait automatiquement quand elles emploient du personnel.

Attribution d’un numéro de Siret

Il s’agit d’un numéro attribué à chaque établissement (secondaire ou principal). Il est lié à la personne juridique.

Les deux numéros de Siret et Siren sont attribués en même temps par l’INSEE.

Détermination du code APE (Activité Principale Exercée)

C’est encore l’INSEE qui attribue ce code à des fins statistiques. Pour plus d’informations, consulter le site de l’INSEE.

Les autres obligations à l’embauche de l’association

Par ailleurs, l’association doit :

  • s’affilier au régime d’assurance chômage (Assedic), à un centre de médecine du travail, à la Caisse régionale d’assurance maladie si le salarié n’est pas affilié,
  • prendre contact avec un organisme de retraite complémentaire de son secteur d’activité,
  • cotiser à la formation professionnelle auprès d’un organisme chargé de collecter les fonds (Organisme paritaire collecteur agréé, OPCA). Quand il y a une convention collective de branche, le nom de l’organisme est indiqué, dans le cas contraire le choix est libre,
  • déclarer auprès des services fiscaux les rémunérations versées aux salariés (mensuellement ou trimestriellement) et verser la taxe sur les salaires. Cette taxe n’est pas due si le montant à payer ne dépasse pas un abattement annuel (en 2009 : 5 890 euros),
  • tenir un registre du personnel dans lequel figureront les noms et prénom de tous les salariés  dans l’ordre de leur embauche.

Des aides aux formalités d’embauche

Il n’est pas toujours aisé pour une association, surtout si ce n’est pas sa vocation initiale, de remplir toutes les formalités liées au statut de l’employeur.

Pour l’aider, depuis 2003, le ministère de la Jeunesse et des Sports a créé des Centres de ressources et d’information pour les bénévoles (CRIB).

Il en existe un dans chaque département. Ils peuvent aider les dirigeants de l’association dans la rédactions des contrats de travail, des déclarations de Sécurité sociale et à l’URSSAF, dans la mise en place d’un plan de formation professionnelle ; ils peuvent les informer sur les aides à l’emploi.