Modalités et conditions de l’embauche

Ce billet est le complément de l’article L’embauche mis en ligne précédemment.

Un candidat peut-il avoir connaissance des méthodes de recrutement utilisées ?

L’employeur doit informer expressément le candidat des méthodes et techniques de recrutement qui sont utilisées (tests, questionnaires, graphologie et autres moyens plus ou moins avouables…) avant toute mise en oeuvre de la procédure.

Aucune information concernant personnellement le candidat à l’emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à la connaissance du candidat. Les résultats obtenus restent confidentiels et doivent être portés à sa connaissance s’il en fait la demande.

Le comité d’entreprise doit être tenu informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes ou techniques d’aide aux recrutements utilisées par l’entreprise.

Lors du recrutement, quelles informations peuvent être demandées au candidat ?

Quelle que soit la forme sous laquelle elles sont demandées (questionnaire, entretien individuel ou collectif, production de documents, etc.), les informations doivent avoir pour seul but d’apprécier soit la capacité du candidat à occuper un emploi, soit ses aptitudes professionnelles.

En pratiques, ces questions portent essentiellement sur l’état civil du candidat, la formation suivie, l’expérience professionnelle, les compétences, etc. Elles doivent par ailleurs avoir un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé. Il est en pratique aisé d’élargir le champ des questions : l’appréciation de la capacité professionnelle du candidat, ses facultés d’adaptation, son aptitude à s’intégrer dans une équipe ou à l’animer, son potentiel d’évolution, etc.

Lorsque la demande d’information est pertinente au regard des caractéristiques de l’emploi proposé, le candidat est tenu d’y répondre de bonne foi. Dans le cas contraire, une fausse déclaration peut justifier la rupture du contrat de travail si elle est à l’origine d’une situation préjudiciable à l’employeur. Enfin l’employeur doit veiller à ce qu’aucune discrimination ne soit infligée aux candidats.

Qu’est-ce qu’une promesse d’embauche ?

Une promesse d’embauche est l’acte par lequel l’employeur s’engage à embaucher le candidat, en cas d’acceptation de ce dernier.

La promesse d’embauche se distingue des pourparlers qui sont constitués des négociations entre l’employeur et le candidat précédant la conclusion du contrat de travail. Aucun formalisme n’est prévu, la promesse d’embauche peut être effectuée à l’oral ou à l’écrit.

Toutefois, il apparaît opportun de rédiger une promesse écrite et de l’adresser au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception, ou de lui remettre en mains propres contre décharge, afin de se ménager un moyen de preuve en cas de contestation, et de s’assurer de la venue du candidat qui n’est pas disponible immédiatement.

L’employeur peut assortir sa promesse d’embauche d’une condition, par exemple l’acquisition par le salarié d’un diplôme.

L’acceptation de la promesse d’embauche par le candidat suffit à entraîner la conclusion du contrat de travail. Ainsi, les engagements pris par l’employeur dans le contenu de la promesse d’embauche lient ce dernier alors même que le contrat de travail rédigé postérieurement ne les mentionnait pas.

Le non -respect par l’employeur de son engagement, sauf clause de rétractation ou motif légitime (impossibilité économique de maintenir le poste proposé par exemple) peut entraîner la condamnation de l’employeur à verser au salarié des dommages et intérêts en raison du préjudice subi.

La rupture par l’employeur de sa promesse d’embauche crée nécessairement un préjudice au salarié qu’il n’est donc pas tenu de démontrer.

Qu’est-ce que la déclaration unique d’embauche ?

L’embauche du salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative dénommée « Déclaration Unique d’Embauche ou DUE » effectuée par l’employeur auprès de l’organisme de recouvrement (URSSAF).

Généralement automatisée dans un logiciel de paye, la DUE permet de remplir les obligations suivantes :

  • Immatriculation à la Sécurité sociale (ou à la MSA qui correspond au régime agricole) du salarié et de l’employeur,
  • Affiliation au régime d’assurance chômage par l’embauche du premier salarié,
  • Déclaration nominative préalable à l’embauche,
  • Demande d’adhésion à un service de médecine du travail (s’agissant d’un salarié non agricole) concernant les entreprises affiliées à un service médicale inter-entreprise,
  • Inscription pour la visite médicale d’embauche.

La déclaration unique d’embauche, qui se substitue à la déclaration préalable à l’embauche, doit être faite au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, lorsque son envoi se fait par lettre recommandée, ou dans les instants précédant l’embauche si des moyens télématiques (télédéclaration) sont utilisés.

La déclaration préalable à l’embauche : de quoi s’agit-il ?

La DUE contient une « déclaration nominative préalable à l’embauche » (DPAE) qui doit être adressée à l’URSSAF ou à la mutualité sociale agricole (MSA), avant toute embauche, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail envisagées.

A défaut, l’employeur encourt des sanctions pénales et administratives pour dissimulation d’emploi salarié. La déclaration préalable doit être effectuée avant la mise au travail effective du salarié. Elle s’effectue au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard dans l’instant qui précède cette embauche, selon le moyen utilisé.

Quelles sont les modalités obligatoires ?

Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, l’employeur doit vérifier avant l’embauche que l’intéressé possède un titre de séjour et une autorisation de travail en cours de validité.

Toutefois, les ressortissants des États membres de l’espace économique européen (les pays de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège) peuvent travailler en France sans qu’aucun délai de résidence, ni carte de séjour soit exigé à condition de produire un document prouvant leur identité (carte d’identité ou passeport).

Les ressortissants des nouveaux États membres de l’Union européenne (Bulgarie, Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Malte, Pologne, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie), sauf ceux de Chypre et Malte, demeurent toutefois soumis à l’obtention d’une carte de séjour, portant la mention « travailleur salarié », durant une période transitoire d’une durée de 2 à 7 ans. Cette carte est valable pour la durée du contrat de travail ou pour 5 ans si l’engagement est d’une durée égale ou supérieure à 12 mois.

Par ailleurs, l’employeur devra :

  • Inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel,
  • Organiser une visite médicale d’embauche avant la fin de la période d’essai, ou avant l’embauche lorsque la personne sera soumise à une surveillance médicale spéciale (travailleur handicapé, personne affectée à certains travaux dangereux, travailleur de nuit, etc.),
  • Organiser la formation du salarié à la sécurité.

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