Lors du paiement de la rémunération, l’employeur remet aux salariés un bulletin de paie devant comporter différentes mentions. Ces modalités de remise peuvent variées selon la présence ou non des salariés dans les locaux de l’entreprise.

Remise du bulletin de paie

La remise du bulletin de paie est obligatoire

Lors du paiement de la rémunération, l’employeur doit remettre au salarié, ainsi qu’aux apprentis, un bulletin de salaire comportant certaines mentions obligatoires.

A défaut d’avoir remis le bulletin au salarié, l’employeur doit lui faire parvenir par tout moyen. Ainsi l’employeur qui se soustrait intentionnellement à son obligation de délivrance du bulletin de paie se rend coupable de dissimulation d’emploi salarié. Le délai de prescription applicable à une action en délivrance du bulletin de paie est de 2 ans, délai applicable à une action portant sur l’exécution du contrat de travail (et non de 3 ans, délai applicable à une action en paiement du salaire).

Notons que si le salarié n’a droit à aucune rémunération pendant une période d’emploi, il semble possible de ne pas délivrer de bulletin de paie pour cette période. Ainsi l’administration a précisé qu’en cas de congé parental d’éducation à temps plein, l’employeur qui ne verse aucune rémunération n’est pas obligé de délivrer un bulletin de paie. Cette dispense ne vaut, à notre sens, que si aucune cotisation salariale ne reste due.

 Forme du bulletin de paie

La forme du bulletin de salaire est libre, mais il doit comporter des mentions obligatoires. Toutefois, ne constituent pas des bulletins de paie :

  • un duplicata d’une fiche de paie que le salarié conteste,
  • un chèque adressé à la banque au dos duquel l’employeur rédige une fiche de paie.

Le bulletin de paie est un document pouvant établir la preuve de faits ayant des conséquences juridiques. L’employeur qui indique que le salarié est en congés alors qu’il était malade se rend coupable de faux et d’usage de faux.

 Conservation des bulletins de paie pendant cinq ans

L’employeur n’a plus l’obligation de tenir un livre de paie depuis 1998. Il lui suffit de conserver pendant cinq ans (délai légal minimal) un double des bulletins sur support papier ou informatique.

Il en va de même pour le bulletin électronique, puisque les employeurs resteraient tenus de conserver les bulletins dématérialisés des salariés au minimum pendant 5 ans.

Conséquences des mentions portées sur le bulletin de paie

Les indications d’un bulletin de paie peuvent permettre au salarié de faire valoir que ces droits lui sont reconnus.

La mention de la convention collective sur les bulletins de paie a, elle aussi, une incidence sur les droits dont le salarié peut réclamer le bénéfice. Ainsi, la convention collective indiquée peut ne pas correspondre à l’activité de l’entreprise, mais aussi révéler la volonté de l’employeur d’appliquer volontairement une autre convention, ce qui permet au salarié de s’en prévaloir.

L’employeur peut néanmoins prouver que la mention d’une convention collective sur le bulletin de paie est une erreur manifeste et qu’elle n’a jamais été appliquée, auquel cas cette mention ne l’engage pas. Cependant, il peut être difficile de prouver une erreur matérielle lorsqu’une convention a été mentionnée pendant plus de 2 ans.

 Modalités de remise du bulletin de paie

En main propre et par courrier

Le bulletin de salaire est normalement remis en main propre mais peut aussi être envoyé par la Poste. A défaut d’avoir remis cette pièce au salarié, l’employeur doit la lui faire parvenir par tout moyen. C’est à l’employeur qu’il appartient, en cas de litige, d’établir qu’il a exécuté son obligation.

Bulletin électronique

Avec l’accord du salarié concerné, le bulletin de paie peut être délivré au salarié sous une forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Toutefois, l’employeur ne peut pas imposer la délivrance du bulletin de paie sous forme électronique aux salariés qui n’auraient pas donné leur accord, même si les représentants du personnel avait donné un éventuel avis favorable ou même un accord collectif avait été conclu en ce sens.

S’agissant des modalités d’envoi, il semble prudent de prévoir un envoi avec accusé de réception pour que la date de réception du bulletin par le salarié puisse être établie.

Absence de présomption de versement de salaire

L’acceptation de son bulletin de salaire par le salarié sans réserve ni protestation ne vaut pas en soi renonciation au paiement de tout ou partie du salaire, de ses accessoires ou des indemnités qui lui sont dues. Autrement dit, la délivrance du bulletin de paie ne fait pas présumer le versement des sommes qui y sont mentionnées. Si nécessaire, il appartient à l’employeur de prouver le paiement du salaire.