Remplir le bordereau récapitulatif de cotisations

L’employeur envoie chaque mois ou chaque trimestre un bordereau récapitulatif de cotisations (BRC).

Si compléter ce bordereau, qui permet de décompter les cotisations, semble relativement simple, de nombreux pièges concernant les effectifs peuvent toutefois se présenter.

Rappelons que le bordereau récapitulatif de cotisation peut être rempli automatiquement par les solutions de gestion de la paie homologuées DUCS-EDI ou DUCS-EFI.

Parmi les principaux logiciels de gestion de la Paie – RH répondant à ces normes, nous pouvons citer les applications suivantes : Sage Paie Pack +, Sage Paie Pack, Sage Paie Base, Cegid Paie Business Place, Cegid Paie Business Suite, Ebp Paye PRO, Ciel Paye Evolution.

Le bordereau récapitulatif des cotisations : quelle est sont utilité ?

Remplir le bordereau mensuellement ou trimestriellement

Chaque versement de cotisation URSSAF est obligatoirement accompagné d’un bordereau daté et signé.

Le BRC doit être produit chaque trimestre (employeurs d’au plus 9 salariés n’ayant pas opté pour un paiement mensuel) ou chaque mois (autres employeurs).

Un document obligatoire pour l’employeur

Les bordereaux sont préétablis aux coordonnées de l’employeur et, pour les formulaire papiers, sont en général envoyés par l’URSSAF dans les délais suffisants.

L’employeur n’est pas dispensé de la déclaration et du paiement des cotisations en l’absence de réception du BRC. Il doit s’en procurer un vierge, le compléter et le renvoyer dans les temps.

Par ailleurs, si l’employeur, pour une période donnée, n’a pas versé de salaire, il doit renvoyer le bordereau à l’échéance prévue avec la mention « néant ».

Les moyens de déclarations

La déclaration peut être effectuée via :

  • Le bordereau papier prérempli reçu de l’URSSAF
  • Internet (www.declaration.urssaf.fr ou net-entreprises.fr selon que le logiciel de paye est homologué DUCS-EDI ou DUCS-EFI)
  • Une DUCS papier

La voie électronique est obligatoire lorsque les montants des cotisations URSSAF (tous établissements confondus), dont l’employeur était redevable l’année précédente, dépasse 150 000 euros.

Les mentions à porter dans le bordereau récapitulatif de cotisations

Le BRC doit comporter les indications suivantes :

  • Nombre de salariés occupés dans l’entreprise
  • Montant global et montant plafonné des rémunération ou gains réglés à l’ensemble du personnel salarié entre le premier et le dernier jour du mois ou du trimestre civil concerné
  • Répartition des cotisations versées (assurances sociales, cotisations AT, allocations familiales, CSG, CRDS, forfait social, etc.). Les montants des assiettes et des cotisations figurant sur le BRC doivent être arrondis à l’euro le plus proche selon les règles en vigueur
  • Les éventuelles réduction de cotisations à déduire

Les sanctions en cas de non production du BRC

L’employeur qui n’envoie pas le BRC dans les temps ou dont le bordereau comporte des inexactitudes, peut être condamné à une pénalité de 7.50 euros par salarié non ou mal indiqué.

Zone « effectifs à indiquer » : les pièges à éviter

Le principe

Le BRC comporte trois zones « effectifs » différentes à compléter : l’effectif rémunéré, inscrit et exonéré.

A chaque zone correspondent une définition et un mode de décompte particulier que l’employeur doit connaître pour garantir une déclaration cohérente et juste.

Il convient de noter que chaque salarié, dans les calculs, compte pour 1, même s’il travaille à temps partiel.

La zone « effectif rémunéré »

L’employeur indique ici le nombre de salariés de l’établissement rémunérés durant la période (le mois ou le trimestre selon la périodicité de la déclaration) sauf les salariés exclus ou les salariés déclarés au moyen des dispositifs tels les chèques enploi associatif ou les titres emploi-services entreprise (TESE).

Prenons un cas concret :

Une entreprise emploie, au 1er mai, 15 salariés à temps complet, 2 salariés à temps partiel et 1 apprenti.
Un salarié ayant démissionné part le 21 mai de l’entreprise et 10 salariés bénéficient de la réduction Fillon. « L’effectif rémunéré » à inscrire est de : 15 + 2 soit 17.
L’apprenti n’est pas comptabilisé, mais le salarié démissionnaire oui, car il a reçu un salaire durant la période.

La zone « effectif inscrit »

L’employeur doit y indiquer le nombre de salariés de l’établissement ayant un contrat de travail en cours au dernier jour de la période (mois ou trimestre) y compris ceux déclarés au moyen de dispositifs tels que le TESE et assimilés.

Cependant, restent exclus certains salariés indiqués dans le paragraphe ci-après (vois « salariés exclus de l’effectif »).

Exemple :

En reprenant les mêmes données que le premier exemple ci-dessous, « l’effectif inscrit » à remplir est de 14 + 2 soit 16 salariés au total. En effet, le salarié démissionnaire n’est pas comptabilisé, puisque non présent à la fin de la période.

L’apprenti, lui non plus, n’est pas comptabilisé.

La zone « effectif exonéré »

L’employeur remplit cette rubrique lorsqu’il bénéficie d’une exonération pour certains de ses salariés.

La colonne « nombre de salariés » permet de préciser, le type d’exonération, le nombre de salariés qui en bénéficient.

L’employeur qui applique une nouvelle exonération doit l’ajouter sur une ligne supplémentaire à la suite de celles déjà inscrites.

Exemple :

En reprenant les données des exemples ci-dessus, 11 salariés ouvrent droit à des exonérations. « L’effectif exonéré » à inscrire est ici de 10 salariés pour la réduction Fillon et 1 salarié pour l’apprentissage.

Les salariés exclus de l’effectif

Doivent toujours être exclus du calcul de l’effectif du BRC :

  • Les apprentis
  • Les intérimaires pour les entreprises utilisatrices
  • Les élèves ou étudiants effectuant un stage en entreprise donnant lieu à la signature d’une convention entre le stagiaire, l’entreprise et l’établissement d’enseignement
  • Les stagiaires de la formation professionnelles (qui ne sont pas salariés des centres de formation, même si le centre leur verse une rémunération)
  • Les salariés percevant des sommes après la rupture de leur contrat de travail
  • Les VRP multicartes
  • Les salariés régulièrement détachés en France en vertu de conventions ou de règlements internationaux
8 réponses à : Remplir le bordereau récapitulatif de cotisations
  1. martin dit :
    3 août 2011 à 9:46

    Bonjour,
    J’aimerais savoir où je dois mettre néant sur mon BRC.
    Cordialement.
    C.Martin

  2. Aurélie dit :
    4 août 2011 à 11:30

    Bonjour,

    Vous pouvez barrer le centre de page et marquer NEANT.

    Et le mettre également dans le net à payer.

  3. Stéphane et Hélène dit :
    29 août 2011 à 8:51

    Bonjour,

    Nous avons donc reçu le BRC à remplir, c’est la première fois qu’on utilisaient les chèques emplois services et nous ne savons pas ou mettre les informations en notre possession.

    1 seul chèque a était établi pour la femme de ménage du cabinet d’orthophonie d’Hélène mais nous ne savons pas remplir le BRC, et malgré mes recherches, les résultats restent un peu flou pour moi.

    Est ce que quelqu’un aurait un modèle à nous fournir (en PDF ou JPEG) ? Une chose marrante, le Bordereaux est daté du 12 aout 2011 et celui-ci serait a rendre le 15 du mois de juillet.

    Merci d’avance pour vos réponses.

    Stéphane

  4. yoda dit :
    25 octobre 2011 à 0:55

    Je voudrais savoir comment remplir le bordereau de cotisation trimestriel.

  5. syndicat d'ELECTRIFICATION de ST HILAIRE HET dit :
    10 janvier 2012 à 16:05

    Merci de me communiquer un numéro de code confidentiel, afin que je puisse entrer sur le portail de l’URSSAF, afin de déclarer le tableau récapitulatif annuel 2011.

    Je vous en remercie.

  6. BESSON MYRIAM dit :
    7 février 2012 à 10:04

    Bonjour,

    Je fais la comptabilité d’un salarié à terre, et l’accident de travail noté dans les charges patronales de son bulletin est de 1.10 %.
    En revanche, sur le bordereau des cotisations trimestrielles c’est déjà noté 3.30 %, dois-je changer ce montant et le mettre à 1.10 % ou… le laisser et calculer selon 3.30 % ?

    Pour ma part, je pense qu’il faut y mettre 1.10 % et calculer avec ce montant, mais je souhaiterai une réponse sure.

    Je vous remercie à l’avance. Mme Besson.

  7. ouichou dit :
    25 février 2012 à 23:59

    Bonsoir à tous,

    Je suis en formation de gestionnaire de paie, le bordereau récapitulatif de cotisation constitue pour moi une source de stress.

    Est-ce que quelqu’un peut me transmettre un exemple chiffré d’un ancien bordereau avec les salaires des salariés concernés ?

    Merci.

  8. ayadi dit :
    2 septembre 2012 à 15:49

    Bonjour,

    Je dois remplir ma déclaration de cotisation URSSAF et je ne comprend rien.

    Quelqu’un pourrait-il me donner un exemple merci.

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